デイリーの作業効率を上げる私の10の簡単なコツ
ソフトウェアエンジニアとして働いてきた中で、私は常に作業効率を上げることを目指してきました。時間管理と組織力は、私の全体的な生産性と何かしら関係があると気づきました。そこで色々な戦略をまとめて導入し、作業にもっと集中し、日々の作業効率を上げることができました。
以下の10のコツは、私が毎日の仕事の生産性を少しずつ上げるために実践していることです。ただし、これらのコツが私にとっては効果があっても、他の人にも同じ効果があるとは限らないので、参考程度にしてみてください。
1. マルチタスクをやめた
マルチタスクで仕事をこなすことも可能ですが、特定のタスクに集中することで、短時間でより多くを成し遂げ、より優れた成果を出すことができます。複数のタスクに同時に気をとられると、その間の移行に多くの時間を費やしてしまい、結局生産性が下がります。
一方、一つのタスクに集中して完了させることで、プロジェクトやミーティングも十分な注意を払うことができます。これにより最高のパフォーマンスを発揮し、しっかりと進歩を遂げることができます。
集中力を保つことで、問題を早期に特定し解決することができます。タスクから逃れて解決を避けるために長時間いじるよりもずっと効率的です。
2. 定期的に休憩を取る
過去にはタスクに集中しすぎて休憩を避けてしまうことがしばしばありました。しかし、休憩しないことで早期に疲労が蓄積し、続けるモチベーションを失い、進捗も良くありませんでした。
休憩を取ることでモチベーションを維持し、エネルギーを補給し、生産性が上がります。定期的に休憩を取り始めてから、それが作業の中断になることはありません。何かを書いたり開発したりしている時、アラームが鳴ったら5分間の休憩を取り、その間はコンピュータから離れます。短い休憩ですが、頭をクリアにし、リフレッシュして再び集中してタスクに取り組む助けになります。
3. 最も大変なタスクから手を付ける
毎朝タスクリストを見てどこから始めればいいのか迷ったら、マーク・トゥエインの有名な言葉を思い出します。
もしあなたの仕事がカエルを食べることなら、朝一番にそれをするのが一番です。もしカエルを二匹食べるのが仕事なら、最も大きなカエルを先に食べるのが一番です。
- マーク・トゥエイン
それから私は最も複雑で、難しいタスク（「カエル」）を選んでそこから始めます。これにより、一日の早い段階で成功を手に入れることができます。リストにある一番辛いことを済ませてしまえば、頭もスッキリし、毎日生産性が格段にアップします！
4. 5分間ルール
巨大でチャレンジングなタスク（「カエル」）は、すぐには完了しません。たいていは小さなピースに分けて一つずつ完了していくのが一番です。そのために私は5分間ルールを用いて生産性を上げています。
やり方はシンプルです。なるべく生産的に5分間タスクに取り組みます。私にとって非常に大切なのは、もし5分後にやめたくなってもいいようにすることです。この簡単な前提で、「私はこの難しいタスクを違った角度から見る」と自分を「だます」ことができます：
「素晴らしい。5分って何もないよね。観たい番組よりも短いし、ラクラクできるわ。」
たいていの場合、5分で終わることはありませんが、しばしば5分が経過した後もタスクに取り組み続けます。もし作業を止めたとしても、大きな障害をひとつ乗り越えたことになります：始めることができたんです。
5. SMARTな目標を自分自身に立てる
より生産的になるためには、毎日目標を設定しています。それを実現するために、SMART目標アプローチを使っています。SMARTは、Specific（具体的）、Measurable（測定可能）、Achievable（達成可能）、Relevant（関連性がある）、Time-based（時間を基に）の頭文字を取っています。
具体的（Specific）： 何を達成したいのかを可能な限り明確で具体的にします。詳細にするほど、達成するための必要な手順を理解しやすくなります。
測定可能（Measurable）： 結果を測定できるようにします。進捗を証明する証拠が何になるかを定義し、必要に応じて再評価します。
達成可能（Achievable）： 実現可能な目標だけを計画します。
関連性がある（Relevant）： すべての目標はプロジェクトの目的と整合性を持っているべきです。
時間を基に（Time-based）： 目標には期限が必要です。モチベーションを保つために、短い期間内に達成されるべき目標を計画します。
目標を立てるたびに、計画なき目標は単なる願いだということを心に留めておきます！
6. 生産的なミーティングを行う！
私を含む全てのソフトウェアエンジニアが、一日中いくつかのミーティングを予定していますし、それらのミーティングの生産性を高めるさまざまな方法を常に考えています。
スタンディングミーティング（デイリー）を行うこともあります。立った状態で重要な話題について議論することで、集中力と注意力が高まり、生産性が上がります。いすにゆったり座ってインターネットを見ている代わりに、同僚の話に集中しています。
また、時間を追跡するソフトウェアを使って、ミーティングに参加し終えるのにかかる時間を記録して、細かく話し合う必要のある重要なトピックや要点をメモします。可能であれば、各トピックにかける時間を特定の量に制限し、議題に載せたものだけを話し合い、関連しないトピックやタスクの話は避けようと努めています。
7. 仕事を委任する
様々なタスクに取り組む際には、チーム間でタスクを分散させる手法を使います。大きなタスクを小さなチケットに分割し、独立して完了できるものは他のチームメンバーに割り当てます。
複数のタスクを委任することで、ソフトウェアプロジェクトの複雑な課題に取り組むことができ、それ以外の部分が他の重要なプロジェクトからリソースや時間を奪うことがありません。たとえば、ソフトウェアプロジェクトで多数のバグチケットをレビューし解決する必要があるが、同僚が同じ注意を払うことができる場合、それらのチケットを同僚に割り当て、誰も完了できない大きな課題に取り組みます。
8. 生産性を上げるために中断を避ける
中断は、仕事の場での生産性の低下の主な理由の一つです。会話、非公式な短いミーティング、または関係ない話題の議論は常にワークフローを阻害し、全体的な生産性を下げます。生産性の低下を避けるために、私は日中の中断を限定するためのいくつかの戦略を使っています：
- Teamsのステータスをオフライン／見えない状態に設定する。
- ノイズキャンセリングヘッドフォンを使用する。
- ドアを閉める。
- メールクライアントを閉じる／ミュートする。
これら4つのシンプルなステップを適用してから、日中のかなりの中断を回避しています。
9. アイビー・リー生産性メソッドを使う
数週間前、ほとんど努力なしに生産性を上げ、より良い結果を出し、同時にストレスを減らすのに役立つアイビー・リー生産性メソッドについて知りました。
この信じられないほどの生産性メソッドに初めて聞いた時、私はそれをもっと効果的にタスクを処理する技術や、作業プロセスを最適化する複雑なコンセプトだと思いました。
幸いにも、アイビー・リーメソッドは何も複雑なものではありません。必要なのはペン、紙、そして数分です。このメソッドはわずか6ステップで理解し学ぶことができます：
- ステップ1： 翌日のタスクを6つ書き出す
- ステップ2： これらのタスクを優先順位順に並べる
- ステップ3： リストの最初のタスクを完了する
- ステップ4： 再び優先順位をチェックする
- ステップ5： 次のタスクに取り掛かる
- ステップ6： 夕方に新たなリストを作る
このメソッドの全体概要は次のリンクで説明されています：https://www.paulsblog.dev/increase-your-productivity-with-the-ivy-lee-method/
10. ポモドーロテクニックを使う
作業中の生産性を高めるためには、私の時間管理スキルに大きく依存しており、ポモドーロメソッドはそれを効率的に管理するのに役立つ戦略です。ポモドーロテクニックは非常にシンプルです。5つのシンプルなステップから成り、何度も繰り返します：
- 前提： 優先順位の高いタスクがいくつか並んだToDoリストを持っている。
- ステップ1： タスクを一つ選び、25分間タイマーをセットして作業を始める。
- ステップ2： セッションが終わったら、一つのポモドーロをマークし、何を完了したかを記録する。
- ステップ3： 5分間の休憩を取り、コンピュータから離れて外に出たり植物に水をやったりする。
- ステップ1に戻り、5つのポモドーロを終えるまで各ステップを繰り返す。その後、15～30分のより回復力のある長い休憩を取る。
ポモドーロストラテジーについてもっと読みたい方は、こちらの記事をご覧ください：https://levelup.gitconnected.com/manage-your-time-more-effectively-with-the-pomodoro-technique-2e1276a69cc0
終わりに
仕事の生産性を上げる戦略を計画したり実施する際、一貫性を保つこと
こちらの記事はdev.toの良い記事を日本人向けに翻訳しています。
https://dev.to/paulknulst/my-10-simple-tricks-to-boost-my-daily-productivity-41dc
